Privacy e curriculum vitae

Gentile Cliente

seguitiamo ad aggiornarti sui contenuti innovativi del Decreto Legislativo 101 che ha dato vigenza al nuovo impianto normativo in materia di privacy dal 19 settembre scorso.

Riceviamo di frequente curricula di candidati che recano la frase rituale “ Autorizzo al trattamento

 dei dati personali ai sensi del ….” (normalmente si cita il D.Lgs.  196/2003).

Con la nuova stesura delle norme risulta chiarito che non è più necessario esprimere il consenso al trattamento dei dati ; qualsiasi curriculum ricevuto - anche non dovesse recare la formula o dovesse recare riferimento normativo errato -  potrà essere utilizzato.

Difatti la norma chiarisce che l’interessato (il candidato) dovrà unicamente ricevere un’adeguata informativa all’atto del primo contatto utile.

Il contenuto della informativa dovrà uniformarsi a quanto previsto dall’art. 13 del GDPR 679/2016 e, tra esse in particolare, dovrà indicare:

• l’identificazione del Titolare del trattamento
• le finalità del trattamento
• l’eventuale riferimento al Responsabile Protezione Dati (il DPO)
• il periodo di conservazione dei dati personali o i criteri utilizzati per determinare tale periodo
• il diritto alla revoca

Cosa intendiamo come primo contatto utile?

È di tutta evidenza che il momento del primo contatto utile è il c.d. colloquio conoscitivo anche se questo sarà sicuramente preceduto da un contatto epistolare (p.e. una e-mail) o a voce (telefonata).

Quando il curriculum sia stato ricevuto su base di una ricerca anonima (l’interessato non ha idea di chi sia il suo interlocutore-Titolare) suggeriremmo di inviare l’informativa suddetta via mail (o posta ordinaria, se ricorresse la circostanza!) con richiesta di esplicito riscontro alla ricezione oppure al telefono ma con tutte le complicazioni che conseguono alla dimostrabilità dell’avvenuta somministrazione (!)

Ma nel caso di un curriculum inviato su iniziativa del candidato o anche sulla base di una ricerca “esplicita” potremo serenamente decidere di rappresentare l’informativa all’atto del colloquio conoscitivo.

L’eventuale colloquio a distanza (tipo skype) pone il problema  di “registrare” il momento di manifestazione della informativa al candidato; quindi anche in questo caso il suggerimento è di inviare preventivamente l’informativa ottenendo un esplicito riscontro.

Raccolta curricula a mezzo web

L’inserimento sul proprio sito di apposita sezione di raccolta curricula (Sezioni Lavora con Noi, Recruiting e simili) è apprezzabile come il migliore strumento per lo scopo.

In questi casi l’informativa potrà essere resa disponibile con tracciamento dell’avvenuta lettura della stessa e con esclusione di qualsiasi possibile contestabilità della liceità del trattamento.

In questi casi suggeriamo  - quando anche si ricevesse una richiesta di sottoposizione di curriculum (porta a porta, telefonica e simili)  -  di rimandare all’apposita sezione del sito dichiarando che l’Azienda non accetta curricula inviati con altro mezzo!

Casi di contitolarità

È ricorrente il caso in cui i curricula vengono “scambiati” tra le aziende, soprattutto quando rientrano in un Gruppo o riferiscono a interessi comuni (soci comuni, imprese consorziate ed altre situazioni di collaborazione).

Qui bisogna fare molta attenzione, e soprattutto quando il curriculum esplicitamente prevede un destinatario. Il candidato che invia il curriculum alla Azienda Alfa potrebbe non volere entrare in contatto con l’Azienda Beta e lo scambio curriculare potrebbe generare un serio incidente in termini di privacy.

Se si acquisiscono curricula con l’intento di fruirne su più fronti (società partecipate, collegate etc.) è bene esplicitare la contitolarità di tutti i soggetti nella informativa!

Ma ricordiamo che la contitolarità deve prevedere un “accordo” tra i Titolari che congiuntamente determinano il perimetro del trattamento e le modalità di questo.

Profilazione e curricula

Un discorso a parte andrebbe fatto per i casi in cui si possa ipotizzare profilazione di dati ottenuti dal trattamento di dati personali dei curricula, problematica che – in verità – si manifesterebbe solo in casi di elaborazione di significativi data base e che dovrebbe riguardare principalmente operatori specializzati nel settore selezione e reclutamento di risorse umane.

Caso per caso – quindi – va approfondita l’analisi dei trattamenti destinati al servizio di selezione del personale per determinarne la significatività ed esplicitare la profilazione nella informativa, valutando l’opportunità di raccolta del consenso.

Per ogni dubbio od evenienza futura, contattaci.